tribunwarta.com – Anda seorang karyawan, sudahkah Anda mengetahui Prosedur Reimbursement yang benar? Berikut ulasan prosedur Reimbursement untuk Anda.
Sebagai seorang karyawan, ada suatu keadaan ketika Anda harus melakukan pembayaran yang berkaitan dengan bisnis perusahaan. Namun tak usah khawatir, karena Anda bisa melakukan klaim penggantian (Reimbursement).
Kali ini Finansialku akan membahas mengenai prosedur Reimbursement terlengkap.
Rubrik Finansialku
Apa itu Reimbursement???
Dalam menjalankan bisnis, tentu semua dituntut berjalan serba cepat. Termasuk untuk mobilitas sebuah perusahaan. Karena tuntutan tersebut, ada suatu keadaan dimana perusahaan tidak dapat melakukan pembayaran bisnis secara langsung.
Sehingga karyawan yang terkait harus melakukan pembayaran terlebih dahulu. Nantinya karyawan tersebut dapat mengajukan klaim penggantian sesuai dengan jumlah uang yang dibayarkan.
Nah proses inilah yang disebut dengan Reimbursement.
Jika didefiniskan Reimbursement sendiri bisa diartikan sebagai proses penggantian sejumlah uang oleh perusahaan ke karyawan terhadap klaim pengeluaran yang dilakukan karyawan untuk kepentingan perusahaan.
[Baca Juga: Karyawan Kontrak vs Karyawan Tetap, Ini 5 Perbedaan Dasarnya! ]
Ada beberapa kategori Reimbursement yang berbeda antara lain klaim kesehatan, entertainment, transportasi, penginapan, dan yang lainnya. Namun dalam melakukan proses Reimbursement, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh setiap karyawan.
Nah kali ini Finansialku akan membahasnya untuk Anda.
Hal yang Perlu Diperhatikan Dalam Proses Reimbursement
Seorang karyawan tidak bisa semena-mena dalam mengajukan Reimbursement. Sehingga Anda harus memperhatikan hal penting ini sebelum melakukan klaim tersebut, antara lain:
#1 Pahami dan Taati Peraturan yang Berlaku di Perusahaan
Setidaknya Anda harus memahami terlebih dahulu semua peraturan yang ada dalam perusahaan. Karena setiap perusahaan memiliki standard operational procedure (SOP) yang berbeda-beda dalam proses Reimbursement.
Apalagi jika berbicara perusahaan yang berskala besar. Karena biasanya mereka memiliki peraturan yang cukup rumit.
Misalnya besaran maksimal jumlah uang yang bisa diganti. Sehingga pemahaman akan SOP sangatlah penting untuk menghindari adanya kesalahan, terutama saat proses audit.
#2 Pastikan Dokumen Dipersiapkan dengan Lengkap
Dalam melakukan klaim, Anda harus melengkapi dokumen-dokumen persyaratan. Misalnya kwitansi, bukti pembayaran, invoice, dan yang lainnya. Pastikan juga bahwa dokumen-dokumen itu asli, bila perlu terdapat cap yang mendukung keabsahannya.
#3 Lakukan Proses Pengajuan Secepatnya
Usahakan untuk melakukan pengajuan Reimbursement secepatnya.
Karena beberapa perusahaan harus melakukan proses ini dalam waktu yang cukup lama, yakni beberapa hari kerja. Sehingga akan lebih baik jika karyawan langsung mengajukan klaim setelah beban tersebut diterima.
#4 Cek Kembali Jumlah Pengajuan Klaim
Setelah menerima uang penggantian, Anda harus mengecek kembali jumlahnya. Apakah sudah sesuai dengan jumlah yang diajukan atau belum.
Anda bisa menggunakan dokumen cadangan untuk melakukan pengecekan. Jika tidak sesuai, Anda bisa melaporkannya kembali.
[Baca Juga: Pentingnya Kesejahteraan Karyawan Bagi Perusahaan ]
Sehingga Anda juga telah membantu perusahaan untuk meminimalisasi kesalahan. Karena hal tersebut sangatlah penting terutama ketika harus menghadapi audit.
Kecurangan dalam Proses Pengajuan Reimbursement
Namun disisi lain, ada saja oknum karyawan yang nakal. Mereka tidak jujur dalam melakukan proses pengajuan klaim.
Sehingga pihak perusahaan harus mengetahui indikasi-indikasi kecurangan yang dilakukan oleh karyawannya sendiri. Nah ada beberapa indikasi yang bisa dijadikan dasar untuk memastikan adanya kecurangan atau tidak, antara lain.
#1 Pengeluaran yang Lebih Besar
Indikasi pertama yakni jika seorang karyawan memiliki pengeluaran yang lebih besar dibandingkan dengan rekannya dalam jabatan yang sama.
#2 Keperluan yang Tidak Terkait dengan Perusahaan
Kedua yakni ketika karyawan melakukan klaim atas barang maupun keperluan yang sama sekali tidak terkait dengan kepentingan perusahaan.
#3 Mark up Total Uang yang Diklaim
Jika seorang karyawan telah melakukan mark-up terhadap pengeluaran-pengeluaran yang nilainya kecil, maka sudah hampir dipastikan ia melakukan kecurangan.
#4 Penggunaan Kartu Kredit Hingga Limit
Indikasi selanjutnya, jika seorang karyawan menggunakan kartu kredit hingga limit maksimal maka patut dicurigai bahwasannya ia telah melakukan kecurangan.
#5 Double Billing
Kemudian jika seorang karyawan melakukan klaim ke perusahaan sebanyak dua kali dengan jumlah pengeluaran yang sama, maka terindikasi melakukan double billing.
[Baca Juga: Rombak Organisasi, 677 Karyawan Kena PHK Indosat!]
Misalnya ada seorang karyawan yang telah menggunakan kartu kredit perusahaan untuk membayar pengeluaran. Namun ia menggunakan struk pengeluaran yang sama untuk melakukan Reimbursement.
Reimbursement merupakan suatu proses yang memerlukan sinergi antara pihak perusahaan juga karyawannya. Supaya proses ini berjalan lancar dan sesuai, tentu dibutuhkan ketelitian, ketepatan, pengelolaan yang baik, juga kejujuran dari semua pihak yang terlibat.
Jadi itulah prosedur Reimbursement yang perlu Anda ketahui sebagai karyawan. Jangan lupa share artikel ini. Semoga bermanfaat. Terimakasih.
GRATISSS Download!!! Ebook Panduan Sukses Atur Gaji Ala Karyawan
Sumber Referensi:
Sumber Gambar:
