Transformasi Digital, PT PII Gandeng Microsoft Akselerasi Pembangunan Infrastruktur

Jakarta: PT Penjaminan Infrastruktur Indonesia (Persero)/PII terus melakukan transformasi dalam menjalankan mandat negara untuk mengelola risiko penjaminan pembiayaan dalam skema Kerja sama Pemerintah dan Badan Usaha (KPBU) dengan cara yang aman serta modern. Hal ini dilakukan di tengah percepatan pembangunan infrastruktur Indonesia yang menjadi salah satu kunci pemulihan ekonomi pascapandemi.
 
Dalam transformasi ini, PII menggandeng Microsoft untuk menyediakan dan mendukung proses migrasi melalui sejumlah solusi produktivitas dan kolaborasi, analisis data, serta keamanan siber. Direktur Utama PII Muhammad Wahid Sutopo menyampaikan saat ini PII tengah menjamin 42 proyek dengan nilai investasi lebih dari Rp470 triliun.
 
“Menyadari sifat bisnis yang high contact, kami harus menjaga hubungan dengan berbagai pemangku kepentingan yang merupakan decision maker, komunikasi mutlak diperlukan. Pandemi menyadarkan kami komunikasi digital saat ini lebih efektif untuk mendukung kegiatan operasional dalam menjalankan mandat yang ditugaskan kepada kami, dibandingkan komunikasi secara konvensional. Oleh karena itu, percepatan transformasi digital segera kami lakukan,” ujar Sutopo, dalam keterangan tertulisnya, Rabu, 3 Agustus 2022.

Cloud kelola manajemen risiko

Berangkat dari kebutuhan tersebut, sejak 2021, PII mulai memanfaatkan ekosistem Microsoft 365 dengan Microsoft Teams sebagai hub utamanya untuk melakukan chatting dan conference, menulis catatan rapat, mendapatkan rekaman rapat, melakukan kerja kolaboratif dalam satu dokumen yang sama, mengelola penyimpanan data (storage), mendistribusikan tugas, serta melakukan penjadwalan, semua dalam satu platform.

Adapun untuk mempercepat proses bisnis, PII juga bertransisi ke otomatisasi persetujuan dan penandatanganan dokumen secara digital menggunakan PowerAutomate di dalam Microsoft Teams. Fleksibilitas, kapabilitas multifungsi dalam satu tempat, platform yang ramah pengguna, serta protokol keamanan yang ada di dalam platform menjadi keunggulan yang sangat dibutuhkan PII.
 
Pengelolaan end-user device menjadi lebih mudah, aman, serta memberi kesiapan bagi perusahaan untuk implementasi kebijakan Bring Your Own Device (BYOD). Kemampuan ini juga memungkinkan seluruh karyawan PII untuk bekerja dari mana saja seraya memitigasi risiko kebocoran data sensitif dan mencegah serangan pada sistem informasi perusahaan.
 
Sutopo menambahkan, meski belum genap setahun, pihaknya sudah merasakan manfaat dari digitalisasi ini, khususnya dari sisi penyimpanan dokumen yang semula terpisah-pisah dengan banyak versi. Saat ini, setiap karyawan hanya membutuhkan link untuk mengakses satu dokumen yang sama. Sutopo pun menceritakan pengalamannya dalam satu kesempatan, saat dirinya pernah meninggalkan komentar revisi di satu dokumen sebelum naik pesawat dan beliau dapat langsung melihat hasil revisi tersebut di-link yang sama ketika mendarat. Data terbaru pun dapat digunakan kapan saja dibutuhkan.
 

“Menurut saya, digitalisasi ini membuat kerja kolaborasi kami jadi lebih efektif dan terorganisasi. Kami juga akan mempelajari potensi untuk menerapkan kerja hybrid, menggabungkan kerja tatap muka dan digital tergantung preferensi karyawan. Dengan fondasi yang kuat melalui sistem dan alat kolaboratif yang dimiliki, maka akan mempermudah rencana tersebut ke depannya,” tambah Sutopo.
 
Inovasi PII tak sampai di situ. Sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang manajemen risiko, data menjadi fokus berharga agar perusahaan dapat memahami dan memberikan penjaminan risiko secara efektif. Karenanya, PII mulai memanfaatkan teknologi PowerBI -sebuah pengolahan dan visualisasi data interaktif dari Microsoft- untuk mengolah data dari proyek sebelumnya menjadi wawasan yang bermanfaat untuk mengelola risiko di masa depan. Kemampuan analisis data secara real-time ini juga memungkinkan PII mendapatkan akses akan angka yang akurat kapan saja dibutuhkan.

Dorong produktivitas di tempat kerja

Transformasi yang dilakukan pun membawa hasil yang memuaskan. Melalui survei kepuasan karyawan yang masih berlangsung, 92 persen responden menyatakan puas dengan migrasi yang dilakukan dan merasa penggunaan Microsoft 365 membantu meningkatkan produktivitas mereka.
 
Tim IT PII juga melihat adanya penurunan permintaan dukungan IT dari karyawan. Selama masa migrasi, tercatat adanya penurunan tiket gangguan email sebesar lebih dari 90 persen. Selain itu, permohonan pembersihan mailbox akibat kapasitas penyimpanan personal yang penuh sudah berkurang 100 persen karena karyawan telah memanfaatkan cloud Microsoft yang memberikan kapasitas storage e-mail hingga 50 GB per orang dan storage document hingga 1 TB per orang.
 
Terlihat bahwa karyawan menjadi lebih mandiri dalam menyelesaikan masalah IT mereka, sehingga tim IT dapat fokus pada hal-hal yang membutuhkan prioritas lebih tinggi, seperti keamanan siber. Sejak digitalisasi ini dilakukan, PII melihat karyawan justru mencoba mencari tahu dan berinovasi sendiri menggunakan seluruh lisensi Microsoft 365 yang tersedia untuk mencari cara baru yang mempermudah pekerjaan mereka.
 
“Kami bangga dengan adanya growth mindset seperti ini, dan digitalisasi bersama Microsoft memungkinkan itu terjadi dengan lebih mudah dan cepat. Kami pun ingin segera mengeksplor cara lain untuk menggunakan teknologi Microsoft, seperti melalui pengembangan sistem P2P (procurement-to-payment) yang terintegrasi serta perampungan database management untuk analisis data yang dibutuhkan untuk proyek-proyek berikutnya agar PII dapat melakukan pengambilan keputusan secara lebih cepat dan akurat,” pungkas Donny.
 

(AHL)